作为员工,一项工作任务交到你手上,你对老板说:“我会尽快完成。”但尽快有多快?一个小时?一个星期?还是一个月?对工作时间没有清晰的量化,也就不存在一个好的工作流程,而对于节省工作时间,提高工作效率就更无从谈起了。正是由于没有好的时间和流程规划,所以我们经常看到很多人在工作中当一天和尚撞一天钟,得过且过,稀里糊涂地混日子。对于自己接受的工作任务没有时间规划、没有流程设计,对出现的问题也没有应对措施,走一步算一步。往往一个小问题,可能会导致整个工作的失败。
美国UPS公司的墙上有一句话:Canwebefaster(我们还可以更快吗)?事实证明,只要认真检查每个工作流程,总会找出可以更节省时间的方法,通过流程设计,可以提高整个工作流程的效率。作为一名员工,我们要经常思考,怎么缩短不必要的环节,怎么利用好时间、提高效率。
从东京到大阪的“新干线”行程为420千米,可是“新干线”的时间误差一年总计只有36秒,而且是连下雪和刮台风都考虑进去了。如果一年的误差是36秒,就意味着每一个月的误差是3秒。那么这3秒是怎么控制出来的呢?
有很多种方法,比如第一,在人比较多的时候,火车站经常雇一些人来把旅客推上火车,以加快旅客上车的速度;第二,列车在行驶的时候,要控制5%的速度来做调整,即如果列车离站的时候晚了30秒,在后面的行程中就要加快30秒。
下面我们再看一个案例:
在观看F1方程式赛车时会发现,时速达到200千米以上的时候,高速摩擦会使车胎快速消耗,于是需要给车子进行保养或者更换轮胎。但是世界大赛都是分秒必争的,所以当这些赛车进站的时候,如果需要换车胎,就要求动作必须非常得快。那么换掉4个车胎需要多少时间呢?
丰田的广告里有两句话,第一句话是:intheblinkofeye(一眨眼的瞬间),还有一句是:Fournewtiresinthreepointtwoseconds(换4个新的车胎只要3.2秒)。如果换4个轮胎要30秒,那对手早就不知道领先多少了。
3.2秒钟内要把4个车胎全部换完,说明世界级赛车的车胎并不是一个个用螺丝拧上的,而是用环扣扣上去的,所以车子一进站,第1秒大家一起拔起车胎,第2秒滚车胎,第3秒上车胎,再扣上去总共是3.2秒,然后赛车就开走了。这种速度的确惊人,这就证明了抢时间也是一种观念,证明了流程设计的必要性。