我们有话交代下级,这叫做指令或要求的传达。它分成两步:第一步是理解高层的指令或要求,第二步是把指令或要求清晰准确地传达下去。
理解高层的指令或要求
如何准确理解高层的指令或要求呢?我提三个建议:
建议一:让上司知道,你对问题了解的正确性和程度
我觉得我们中国人不太好意思提出自己不同的想法,话听不明白也不好意思反问,为了表示对上级的完全服从,往往会说:“没问题,领导。”“您放心,老总。”“就这么办,厂长。”好像完全理解了,其实根本没有听清楚。
如果你不知道,就要马上说,不了解就要马上问。跟主管讲话时,如果你常常说“没问题,没问题”,主管就会想:真的没问题吗?所以我的第一个建议是,让上司知道你对问题了解的正确性和程度,即你到底了解多少,正确性有多高,你要让上司清楚。因为总经理、董事长讲话常常都很简单,就那么三句、五句,有些东西三五句是根本讲不清楚的。记住,养成反问的习惯,这样就可以让上司知道,你对这个问题到底了解到什么程度、正不正确。
建议二:让上司重新考虑这个指令或要求的可行性
老板常常会脑袋发热,这时候,如果你的脑袋也跟着发热,就不得了了。老板讲话都是很乐观的,充满了期望的,都有一个很宏远的目标,但这个目标的可行性也许并不高。什么叫做可行性?可行性就是这个事情的成功概率到底有多大。我觉得什么事情都要科学地去讲,把话讲清楚。成功概率60%叫不叫做可能成功?成功概率80%是不是就可以启动?成功概率如果只有30%,谁来叫停?
我举个例子。一家青岛电器公司的老板想要在北京开一家分公司,并希望在一年内占据当地30%的市场份额。这家公司的中层经过慎重考虑,就会对老板说:“老板,这个事情的成功概率大约只有20%,可行性非常小。”老板听到下属的意见,也许会重新考虑或者调整目标,以避免公司运作的风险。
建议三:让上司同意你所需要的资源、支持和执行时间还是刚才那个电器公司的例子。老板如果说:“是不是我们就没办法实现去北京开公司并占领30%市场的目标了?”他的中层干部可能会说:“老板,不是没有办法,是要有条件。”这个条件具体地讲,就是让上司同意你所需要的资源、支持和时间。资源就是人力、物力、财力;支持就是后勤保障系统;时间就是计划表。
中层跟上面讲话时不可能说这个事情没希望、做不了,他们会这么说:
“老板,要在北京设立一家分公司并迅速打开市场,我们需要调拨30个人去北京组建新公司,另外还要在当地招聘10个人做业务代表。”
“预算还要增加,否则是没有办法启动的。”
“这样就够了?”
“老板,我们还需要北京当地相关企业的业务支持,如果完全靠我们自己,需要的时间可能更长。”
“这样就可以吗?”
“老板,为了确保目标能够顺利实现,还需要有后勤保障。我们应该及时收集市场反馈的信息,适时做出战略调整。”
“那么,还有什么条件吗?”
“老板,还有最后一句话,那就是想要占领北京30%的市场份额,1年时间是不够的,至少需要5年,那么成功几率就可以达到80%。”
“好吧,那就这么办。”
总之,什么事情都不是靠嘴巴讲的,它需要资源、支持和时间。结论就是,我们要有这么一个工具,叫做指令接受报告。针对这个工具,我给大家做一个总结。
总经理在把指令传达下去的时候,要有这么一个文件——指令接受报告。如果总经理不做这个报告,就由经理或总监也就是中层自己来做。