《自慢》 想清楚、写下来、说出来

我遇过许多非常能干的人,这些人经常纸笔不离身,无论何时何地,都随时记录下来。面对这种人,我戒慎恐惧,因为所有的事都无所遁形,白纸黑字,清楚明白。

大多数人偷懒,只用嘴巴沟通,常有极大的落差,如果能养成“写下来”书面文字化的习惯,会大幅提升工作效率。

要观察一个公司是否严谨,看他们如何开会就知道了。如果开会时每一个人都只是带一张嘴,即兴发言,这肯定是一家不严谨的公司,因为肯定每一个人都只是用直觉与反射神经在互相应对,不可能有深度的思考与规划。

我年轻的时候就是如此,一向自恃口才伶俐、反应灵敏,因此大多数的情况,都是即席反应、即席应对。除非有人要求事先提交会前资料,我才会勉强应付。但是当我有机会比较这两者的差异时,我幡然悔悟:“想清楚、写下来、说出来”变成我自我强迫的工作习惯。

从此以后,我要求开会时,每一个人务必事前准备文字数据。每个人都了解,我最讨厌带一张嘴巴来跟我胡说八道的人。而且我最了解这些人是如何打混的,因为我曾经是那个最会带一张嘴到处打混的人。

看起来这是三个步骤:想、写、说。其实其中的关键只有一个,就是“写下来”,准备一份书面数据,会使所有不明确、不精准、不严谨的问题一笔勾销。

根据我自己的经验,不写下来,并不代表我想得少,想清楚这个步骤是永远存在的。但是因为没有写下来,想只是发散性的思考,是片段的,是不周全的,而直接跳到说的过程,又会有非常多的遗漏。同一件事,如果我有机会重复说,我发觉我每一次说的都不一样,这就是没有“写下来”使然。

而当我决定“写下来”以后,我更发觉“想清楚”这个环节会更加严谨周全。我不再是天马行空地想,我会先用Bottomup(自下而上)的方法,写下每一个相关的思考要点,这是随机的、发散的,一旦形成足够的量之后,我再用归纳、演绎及相关联性进行整理,最后我会重新组合,形成一个结构严谨的书面数据。然后,再根据这个书面资料进行说明。这就是“想清楚、写下来、说出来”工作三步骤。

这其中还有机会把书面的文字数据,进一步整理成图解式的表述形式,那么对自己,对其他人,都会更具有说服力,也更一目了然,绝对会加速讨论、沟通与达成共识。

或许有人会说,写下来这是多么繁复的过程,我只是表达意见而已,有必要这么麻烦吗?我要说:第一,经过“写下来”这个步骤,其实是一项训练,只要你养成习惯,绝不繁复,可以很快完成;第二,“写下来”这件事其实更是一种工作态度,代表你的慎始敬终、严谨小心,绝对有助于你在之前“想清楚”,在之后“说明白”,这是一个关键步骤,绝不能省。

更何况,未来的数字时代,留下记录,留下档案,更是不可或缺的习惯,应该训练自己闭上嘴巴,除非你事先已经写下来。

后记

语言是沟通的工具,文字是记录存证的工具,而文字化的过程,又可以让思考彻底沉淀,善于使用文字的人,通常是深沉而严谨的。

在我的工作档案中,留存了无数的文字记录,各种计划、企划书、文章、便条,这其实也充满了回忆。