在邀请人员框中,输入你要与之共享文档的人的电子邮件地址(多个电子邮件地址用逗号进行分隔)。如果你希望别人只能查看文档而无法进行编辑,请选中作为查看者选项。如果你希望别人能够编辑文档,请选择作为合作者的选项。点击邀请查看者或邀请合作者按钮发送邀请函。
现在你的收件人通过电子邮件收到了你的邀请。邀请包含一个到文档的链接;点击此链接就会在一个新的浏览器窗口中打开文件。受邀请的查看者可以浏览整个文件,也可以将该文件保存到他们个人的谷歌文档在线存储区域,或作为一个文件存到自己的个人电脑中。任何受邀作为合作者的人都可以对文件进行实时的编辑;事实上,多个用户可以同时编辑文件。这就如同你们所有的人都紧挨着坐在一起,所有的人同时敲击同一个键盘。
最后,谷歌文档有一项相对较新的功能,某些用户可能会觉得有用:无需因特网连接,脱机处理文档的能力。该项功能称之为谷歌脱机文档,要使用它,请点击脱机链接下载并安装谷歌齿轮——一个能够将谷歌在线应用转换成传统桌面应用的软件工具。虽然这种方式丧失了云计算的一些特征,但它确实允许你在任何地方处理你的文件——即使在没有因特网可用的时候。
警告
当你离线处理谷歌文件时,你无法使用该应用的某些本地格式——更为重要的是,你会失去那些对于小组协作而言十分重要的修订标记。
总而言之,谷歌文档是一款优秀的、功能齐全的、基于web的文字处理器。协作很容易进行,如果你愿意的话,你也可以选择离线处理你的文档。此外,尽管有一些与之竞争的程序可能提供了更多的格式化选项,但是从用户基数的角度来说,没有应用能够接近谷歌文档。
Adobe Buzzword
Buzzword(buzzword.acrobat.com)是Adobe在基于web的文字处理器市场上推出的产品。不同于谷歌文档,Buzzword在Flash中运行,对于那些使用老式个人电脑或因特网连接缓慢的人来说,这可能是个问题。不管怎么说,利用Flash实现使得Buzzword具有华丽的界面和某些高级编辑和格式化功能。
注意
Buzzword最初由名为Virtual Ubiquity的公司开发,2007年9月Adobe将其收购。
正如你从图11.4中可以看到的,Buzzword的界面与谷歌文档实用的界面相比棒的多。此外,Buzzword支持全文和段落格式化、页眉和页脚、页码编排、尾注以及键盘快捷键,他们都是现有的谷歌文档所不具备的。你还可以使用当前字数统计、在输入的同时进行拼写检查、插入评论以及获得对文件的修订历史。这些特点使得Buzzword成为专业作家的一个伟大的工具。
图11.4. Adobe Buzzword的基于Flash的精美的界面。
Buzzword在图片处理方面可谓多才多艺。你可以在任何Buzzword文档中导入JPG、GIF和PNG格式的文件,然后按照你的喜好设置图像的大小和位置。Buzzword在导入的图像周围浮动文字的功能甚至比Word做的更好。
当与其他用户协作时,你可以对协作者进行不同粒度的控制,他们分别是共享(读者级别),发表意见(评论者),以及向文件中填写内容(合著者)。面向协作的评论结构特别好;你需要做的所有就是突出了一段文字,然后在页面空白处插入一个虚拟的注解。