4.拿出第四项‘材料’:‘周五之前拿出新产品的销售策略’,天,这是一个复杂的项目,立即写入‘项目清单’
5.拿出第五项‘材料’:‘哪天有空去打羽毛球?’,立即写入‘将来某时/也许清单’。
6. 拿出第六项‘材料’:‘上个月市场推广费用明细报表’,这是一份资料,立刻放到文件柜的适当位置。
就这样,两分钟不到的时间,我们已经拥有了四张清单,因为这四张清单的功能不同,所以选用的工具、存放的位置都不一样:
1.收集篮:对于这个清单,我们是要做到每日清空的,因此使用可以很方便撕掉的便利贴或者小记事本都是非常不错的。收集篮一般摆在右手边方便的位置,比如我一般就摆在鼠标垫的旁边,随时可以做记录。
2.将来某时/也许清单:对于这个清单,我使用的是像一本32开书那么大的记事本,因为这个清单上的内容可能要很长时间才会执行,因此在一天工作结束之后,我会把它放在我右手边的抽屉里。
3.待办事项清单:这个清单是指导日常工作的关键,你可以根据自己每天事务的多少选择合适的本子,在每天工作的时候我会将它放在自己的左手边,随时可以在上面记录,当任务完成之后,也可以随时从上面删除。
4.项目清单:这个清单里一般都是围绕一个主题的多个任务的集合,所以我选择的是A4纸那么大的清单,因为我不仅要在上面写下项目的内容,如‘周五之前拿出新产品的销售策略’,我还要在上面进行项目的分解,将项目分解为若干的‘下一步行动’,如‘针对产品做市场调研’及‘调查相同定位产品的销售策略’。我会将项目名称写在待办事项清单里,当我需要处理待办事项中的这个项目时,我会打开这个项目专门的文件夹,里面有和这个项目相关的所有资料,当然,项目清单就夹在第一页。这样一来,我们的清单系统看起来应该是个‘3+1’的组合。”
“3+1”清单系统
收集篮
联系供货商,周一会将支票送去
给研发部小王提供新版本软件的用户使用报告
检查邮箱
周五之前拿出新产品的销售策略
哪天有空去打羽毛球?
上个月市场推广费用明细报表
将来某时/也许
? 哪天有空去打羽毛球?
? ××××××××××
? ××××××××××××××
? ×××××××
? ××××××××××
? ×××××××××××××××
? ×××××××××××××
? ×××××××××× 待办事项
? 给研发部小王提供新版本软件的用户使用报告
? 检查邮箱
? ×××××××××××
? ×××××××
? ××××××××××××××
? ××××××× 项目:新产品销售策略
1.1针对产品做市场调研
1.2调查相同定位产品的销售策略
1.3销售策划组开会讨论
1.4编写销售策略报告
2.1×××××××××××××××
2.2××××××××
“这样的‘3+1’组合就构成了我们工作中的清单系统。如果你有使用日程表的习惯,可以将那些有确定时间的任务安排到你的日程表里。不过我的这个‘衣柜整理法’主要针对的是工作,所以你每天早晨到公司,浏览一下你的‘3+1’清单即可对当天的日程有一个清晰的把握。
从明天起,你就可以按照我说的进行练习,当你遇到问题的时候,再来找我,到时我们再做深入的交流。怎么样?”
回顾:对衣物做到心中有数
“嗯……经过你这样的整理和分析,我觉得思路一下子清晰了,你举的例子很丰富,方法也很实用。还想问一下,当我做事有了条理之后,就不会有压力了,对吗?”小强问。
“是的,焦虑是由于缺乏控制力,组织管理、准备和行动不足所造成的。不过,‘衣柜整理法’到了这一步还没有结束,良好的收集习惯加上‘3+1’清单系统,基本上已经可以解决你日常工作上的忙碌问题,但是要解决盲目的问题,我们还需要做到对任务进行回顾。”