第四节 信息化:实现“零库存”的利器(1)

一、为什么要上 ERP 和 SAP

研祥集团信息部主管孙乾安说上ERP(Enterprise Resource Planning,企业资源计划)系统时,印象最深的就是陈志列的决心。陈志列说:“有问题要上,没有问题也要上;有困难要上,没困难也要上,就是这样子,无论如何都要上。”当时上ERP有不少阻力,当时的PMC(Product Material Control,生产及物料控制)经理是研祥的老员工,已经很习惯原先的业务流程,不是很配合系统,他认为这个系统不是那么可靠,所以不愿意支持这个系统。后来为了顺利理清这个环节,此PMC经理被暂时调换到其他岗位,并在ERP系统上线几个月后,重新让他再仔细体验一下系统的用处,这个经理终于认可了,并很快学习系统的使用技巧。

孙乾安认为陈志列主要是希望公司进一步规范化发展,成为公司不断进步的动力。旧的ERP系统在推动研祥快速运转的同时,也慢慢出现一些不足,特别是研祥的国际化步伐越来越快,这一套国产ERP系统已经需要被新的系统所替代了,经过很长一段时间的选型和探索,公司最终决定采用目前国外最先进的信息系统 SAP。

SAP跟前一套ERP系统有较大的不同,因为前一套系统主要还是模拟手工制作,是单纯地依靠模拟手工进行替代,也是单纯地从提高效率的角度出发的。现在这一套系统实际上是从业务的完整性来出发的,更侧重规范运作;是从系统管理的角度来进行的,它不是单纯地为了追求效率的提升而设计的一套系统,更多的是追求管理的完整性、创造性,针对每一个环节,认为应该留下记录的地方,都把这个记录留下来。把管理的精度提高以后,从物流的角度上看效率相对降低了,但不同的是以前的ERP只是做局部,而现在的SAP系统是从整个公司的角度来看的。

原先旧的ERP系统只做一张库存单,里面包含的财务信息全部送到财务端去处理,但是现在的SAP系统是把本来放到财务端处理的工作,放在业务环节去处理,这种管理模式基本上杜绝了物流的漏洞。以前一个人加一些签字就可以把公司的货品搞定,现在至少有两到三个另外的部门来约束,整体性大大加强。但从成本上说,旧的ERP系统只花了100多万,而且每年的运营成本也不高,但新的SAP系统的上线费用就是旧系统的好几倍,而且运营的成本高得多,基本上软件、硬件和服务的比率是相等的,就是花300万买软件,就要花3万买硬件,还要再花300万买服务。但公司从长远的角度打算,希望以后不用再伤筋动骨地换一次系统,这个代价实际上是值得的。

一般的企业管理系统,通常上线运行后,基本上没有多大的改善空间,但是这套SAP的上线只是刚刚开始,才是信息化的第一步,只是提供一个能够改善的平台,但这个工具怎么样用才会用得最好,才会最适合你用,是需要每个公司不断地摸索才能达到的。作为一个开放性的平台,它更注重配置的组合效果。孙乾安说:

“说它像什么,如果用房子来比喻的话,相当于提供了房子的整个框架,装修材料都有的,但是要自己选。除了不能修改它的标准程序,基本上可以通过灵活配置来更改绝大部分内容。比如它的流程可以按需要配置,流程方面可以走的非常长,也可以走的非常短。原先系统的流程中,从接触用户到签署合同,然后下订单,这个订单怎么传到工厂、工厂怎么依照这个订单生产,一直到这个生产完了以后,怎么依这个订单出货等非常详细,但是如果发生一点点更改,那么整个的流程全部要改动,这就不适合我们这种快速的环境,因为像特种计算机行业的批量一般不大,容易变动,所以最后我们把这个流程给砍掉了。”