现在还有人不理解ERP吗?记住,每一个合格的家庭主妇都是生产厂长的有力竞争者。
三、ERP 以应用为王
ERP系统要真正发挥作用,要利用其数据来解决问题,当然也要有人知道提供什么样的数据以符合管理。ERP能够解决的问题,主要在如下的5个方面:销售管理的问题、生产管理的问题、采购管理的问题、库存管理的问题、财务管理的问题。ERP系统对销售的帮助,主要在于能够提供订单和计划执行的动态跟踪。所谓的动态跟踪,也就是说,如果客户下了一张订单(销货合同),什么时候交货,交了多少,还有多少未交,收回多少款,统统能够及时地知道,甚至未交的货需要在什么时候交,统统都能够处理。有些系统,甚至能够在需要交货的时候提前通知业务员,“你的某某客户的810机箱的订单,还有多少货物要在XX年XX月XX日交”。
比如,李友刚,研祥的优秀业务员之一,接了很多订单,他把很多时间用于销售,可是也需要关注客户订单的执行情况。他在某一天突然想知道手头上还有多少订货,什么时候要交货,那些已经交货的客户还有多少应收款没有收回(过期了就不算计奖业绩咯),还有财务部要求跟客户对账。这些问题在系统中都能够很快地给出答案。李友刚想得到这些信息的时候怎么办?内务人员又怎么办?
李友刚要找到内务人员(将来有一天,会让业务员在自己的电脑上自己查),然后告诉内务人员要哪些信息,比如,他要知道目前还有哪些订单没有交货,已经交了多少。内务人员打开ERP系统,进入进销存管理,选择业务管理下的客户订单明细,然后定范围,选择负责业务,输入李友刚的代码,按“查询”,则可以看到所有的未结案的订单、客户、产品、订单数量、出货数量、欠交数量、预出货日。也可以选择看已经完成的订单。哪天如果客户突然想换货,需要查找销售的原单,那么也可以利用系统,只是定范围的时候选择客户代码,并且选择料号,则可以知道客户是什么时候买走的(在库存管理中也可以查询到),客服中心不需要去查翻书面的原始单据就可以知道了。
还有,公司如果想分析过去一年某个客户的购买规律,某家大客户的销售额,销量最大的产品等情况,则ERP系统可以提供分析用的数据。分析数据是商业智能系统或者客户关系管理系统的功能。有收获就得有付出,公司的内务人员需要为业务人员提供ERP系统要的信息,准确的料号、客户名称、交货日期(尤其注意需要分批交货的,需要提供分批交货的数量、日期),如果从方便财务处理账物的角度考虑,还需要有销售价、是否含税等。很多时候,销售和内务是一个整体,如果没有内务好的服务,给市场人员提供炮弹(货物),再好的销售也是枉然。ERP系统帮助内务(包括工厂)提供了一个更好的为销售服务的平台,同时,也要求销售人员配合ERP系统的运作,达到内部的双赢。
四、用好ERP这把剪刀
ERP系统到底对公司能起到什么作用?有一个很形象的比喻:一套系统就像一把剪刀,同样是一把剪刀,交给一般的人使用,这把剪刀也只能做一些简单的针线活;而如果交给服装设计师,在他的手中就能裁剪出时尚绚丽的服装。软件系统也是如此,在实施成功的企业,它能够提高企业管理水平,带来新的管理思想、理念,为企业信息化建设奠定基础;相反,则有可能除浪费人力物力外,还会带来不可低估的负面影响。研祥ERP系统全面运行以来,状态良好。
在刚开始上线时,大家觉得ERP系统实施可以用“难”和“新”两字来概括。难,是因为确实遇到不少问题。经历了基础资料的准备、业务流程的整理和修正、系统数据初始化录入、财务数据衔接等阶段,一开始现有流程很难与ERP完全相匹配。尤其在物流基础工作的推进上,ERP是一套完整的供需链的管理系统,在推进过程中,必然要改变很多原有的习惯做法,甚至是推翻原有观念、分工、业务流程及账务处理流程,使用起来也有种“不同步”的感觉。另一方面是系统本身需要满足公司生产经营的要求,所作的反复修改,增加了工作的繁琐性,使得所有参与人员无不感到“痛苦指数也升级”,财务部那两位最有风度的“技术骨干”虽然变得愈来愈“骨感”,但他们确实有“衣带渐宽终不悔”的潇洒。整个实施过程“困难没了,心更近了”。其实,随着领导小组“连续备忘型”工作的不断推进,回头审视走过的路,发现无论从原料到车间、半成品、产成品直至财务管理线路都非常清晰,不仅强化了物流管理,更增强了成本意识,规范了操作流程。
新,是因为ERP实施带来新的管理理念,带来获得新知识的快乐和愉悦。因为高科技产品更替速度只能用“快马加鞭”来形容。而要做业界的领头雁,领导新鲜、时尚、实用功能的消费潮流,必须靠速度制胜。“抢?占市场,而不是被库存拖垮,实现零库存是适应市场变化的一种抉择。比如说反映一个公司的交货能力,一位客户下了大批量订单后,到深圳某仓库查看此品种已无存货,如果按正常流程从采购到生产再销售,时间间隔就会很长,而且占用现时资金。ERP就可发挥信息共享异地调货的作用。如上面提到的情况,可以查到广州或其他分公司的即时库存,如果有同品种的存货,系统将进行提醒,先将分公司某仓的货物销售完才允许下单生产。这样就加快了存货的周转速度,促使货流齐畅而赢得商机。