方琼在一家电器公司担任销售经理。起初她根本不了解二八原则,通过公司为管理层开辟的“时间管理”培训,才第一次听说这个关于时间管理的重要原则。于是她开始思考自己的时间管理。她发现总是有一堆的事情等着她去完成,她一边往日程表里添加事项,一边想:“我真的可以完成所有的事情吗?”她越来越觉得时间是有限的,无论怎样进行时间管理,一天还是只有 24个小时。后来她体会到:“尽管一天到晚都觉得自己很忙,可是到头来却又觉得自己的收获很少,因为我的精力没有放在那些真正有意义的事情上。”所谓的“有意义”,每个人都有自己的定义,但无论他的意义是得到知识,还是得到快乐,或是别的什么东西,只有真正做了这些自己认为有意义的事,才能让我们感受到时间流逝后的充实,否则留下的只有对逝去时间的惶恐和身心的疲惫。
“为什么自己会在时间管理上出现这样的问题呢?到底是哪里出错了?”方琼开始问自己,找出自己在时间管理上的盲点。她发现自己在时间管理观念上就存在错误。看
多,但是想一想,准备述职报告和参加一次面试的重要程度能一样吗?做年度述职报告时,公司上至老总下至普通员工,全部都在注视着你,这是提升个人形象的好机会。述职报告的内容也关系到年终的绩效评估,谁也不想因为自己在做幻灯片时的一点遗漏,而使自己的成绩被抹杀掉。相反的,新进员工的面试却没有这么重要,只要把自己想要的人员资质说清楚,跟随她多年的副手完全可以代替她去进行面试,自己又何必亲自完成呢?她忽然明白什么事情都想做完、什么事情都想做好,是自己在时间管理上的最大盲点,结果往往是把自己累得疲惫不堪,却仍然对自己的绩效不够满意,因为最重要的事情没有时间去做,或者没有做好。
这种情况不恰恰就是二八原则的验证吗?方琼决定利用二八原则来重新规划自己的时间。从哪里开始着手呢?很多时候她自己也知道有些事情很重要,但偏偏就是忙得没有时间去处理。那么就要先找出“时间”跑哪去了?翻开日程表,她发现大多数时间都被一些不重要的事情占据了,自己用了百分之八十的时间做了那百分之八十的事,这种平均分配就让她的绩效大打折扣;而且这些不重要的事情很多都被她安排在一天中比较好的时段,她现在明白自己应该把精力最充沛、头脑最清醒的时间,留给那百分之二十的重要事情。
为了把20%和 80%来个彻底的乾坤大挪移,方琼拿出她的日程表,并且准备了一张白纸和一支笔。她先把日程表上的所有事项在白纸上罗列一遍,不按时间顺序、没有主次之分。然后细细分析这些事的重要程度,从所有工作中挑出对她来说最重要的百分之二十,本着优先处理这些事务的原则,把它们转移到日程表中,安排在一天中精力最旺盛的时段,剩下的时间则用来完成那百分之八十不重要的事务。
经过一段时间的实验后,方琼觉得二八原则完全适用于她的时间管理,还特别利用例会的时间把自己的心得推荐给其他同事,掀起了部门学习时间管理的热潮。
最近方琼对实践二八原则的经验进行了一个总结,就是:既然要以百分之八十的时间来做百分之二十最重要的事情,因此你一定要了解哪些事情是最重要的。为了在制定日程表时,让每件事的重要程度能够一览无遗,你可以把所有事项分成A、B、C、D四类,即紧急的事情而重要的事情、重要而不紧急的事情、不重要但紧急的事情、既不紧急也不重要的事情。
首先要做的一定是紧急又重要的事情,通常这些都是
都把时间花在处理这类问题上,不久你就会感到神经紧张、精疲力竭,却没有很强的成就感。成功者往往花最多时间在做最重要而不紧急的事情,这些事情才是真正能提高绩效的事情,因此在时间表的制定上,其他的事情要让位给它,把最好的时间留给这些百分之二十。
那么,你的期望又是什么呢?相信一定是希望获得那百分之八十的收获吧!当你想明白这个问题之后,就会发现原来时间管理是如此的简单!
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当你装上这副特殊的马鞍时,也就是你纵横驰骋草原之时。