管理人员针对时间压力能做些什么呢?首先要去委托他人。这关系到信任,并且是整个进程链的第一步。如果我花时间来为挑选出合适的员工进行充分准备, 那么我也就要建立对这些员工的信任,最终将快乐而又满意地委派他们任务。这样人们就能从许多任务中释放出来,并找到自由空间来为重要的议程进行准备。
人们也可以通过管理措施使自己得到解放,比如告诉秘书,不要安排上午九点以前或者下午六点以后的日程。这样人们就可以利用创造出来的自由空间,为当日、为明日、为一周进行准备。人们也可以在每次会谈之前留出十五分钟的休息时间,从而将自己调整到下一个主题。有许多减轻时间压力从而赢得准备时间的办法。但这需要一定的持续性。
我本人在自己的职业生涯中也常常经历过这样的时间压力阶段。如果我认识到:我在去参加我没有做准备的会谈,我就会进行改变。我没有时间来记下会谈的结果。其他人也是这样。突然人们发现,所有这些无数的会谈只不过是浪费时间,人们不能给会谈带来什么,也不能从会谈得到什么。其他人在催,而管理人员突然成了被催的对象。在这一刻,人们必须做出决定:只参加那些真正进行过准备的会议。在会议之后,最好留下一刻钟时间来写下达成的一致。人们会吃惊地发现,人们参加的会议少了,花的时间也少了,对于决议、措施和里程碑有一个整体了解,这样就能监管所有的后续行动。管理人员大大提高了工作效率。
尽管我出于经验认识到时间陷阱,但我还是在围着它转。很长时间里,我一直在同它做斗争,尝试履行所有的日程安排。最终把周末也安排进去了。当我最终认识到这一点时,我完全改变了我的方式。我的一位朋友,同样是一位管理人员,每年都花三天时间去一家修道院进行沉思。在那里他反省自己、工作、观念。他把自己进行一次灵魂上的检查。在这个过程中,他做出决策,有关自己的职业生涯的决策,有关自己的工作方式的决策、有关自己优先要处理的问题的决策。在闭门思过之后,他又精力充沛地全新开始上班。
在每天的工作中,我们发现,时间压力和由此而造成的疲于奔命损害了许多管理人员。准备工作的严肃性也受到损害;管理人员常常是基于对事实不充分的了解而做出决定的。
这家自行车股份公司的董事会想征求是否兼并某家公司的短线建议。任务被安排到各个部门。员工们开始忙碌起来,承受着很大的工作压力。因为这项工作没有进行协调,所以有些问题在多个部门进行处理,也就是重复处理,其它方面也根本没有向大家解释清楚,因为人们忘了做。写出来的报告材料很厚。董事会的事务办公室对这些材料进行了压缩,弄出一份十页的报告。这就是董事会进行决策所依据的基础。