理念35

理念35核对,核对,再核对

对有些人来说,写出来的书面东西会影响自己与其他人之间的交流。至少有人会不假思索地认为,写作并不是每个人的特长。写书面报告对于许多公司来说是销售过程中的一个必要环节,而许多销售人员把它看作是一种苦差事。(如果你认为写一份报告有点象一份工作的话,那写一本书看看!)把写作认为是苦差事会使事情变得更糟,因为那样会使报告写得潦草、不连贯。从网上剪切、粘贴标准的报告文献也是危险的,最近我就收到过这样的一份报告,中间突然以玛格丽特来称呼我。

有一些文件非常重要,需要把它们写(原文如此)[译者注:这里的 写 (write),英语中应该用被动形式(written),却用成了主动形式,所以作者故意照搬出来,并在括号中注明是 原文如此 字样。]出来。英国有一家酒店,据说它的每一间卧室的门后面都贴着一条公示语,内容是这样的: 为了安全起见,在你进屋或离开前确保门是紧关着的。 有人写出了这样的话语,把它印出来,甚至还贴在了这些成百上千的门后面,但就是没有人注意到它是一句废话;那仅仅是一个短短的句子而已。

象上一段中语言上的废话,还有拼写错误,都是值得注意的。(拼写检查器并不是什么错误都能检查出来,特别是顾客的姓名。我就知道有人因为在报告的标题页上误把 Expressdaires(牛奶快递) 写成了 ExpressDiaries(日记快递) ,从而丢掉了生意。)在这种情况下,顾客经常会想, 他们还有什么可能不会计较的事呢? 特别是当顾客把服务质量作为最重要的因素来考虑的时候,他们有权这么想。所以经常保持谨慎是必要的 下面的做法对你会有所帮助。

理念实例

下面的做法被许多公司广为采纳

或许令人感到好奇的是,在采取该做法的公司当中有这么一类,他们希望员工有很强的写作能力。例如,我知道不止一家大型的律师事务所中情况就是这样的,会计行业也是如此。

这个理念说起来很简单:有这么一条强制性的规定,任何销售报告,未经作者以外的人校阅,不得发送。这听起来或许过于严厉,但如果这样做能挽回一份重要的定单,那它是很值得的。如果同事之间抱着交流的态度来这么做,那么就不会浪费掉宝贵的时间了。

实践应用点睛

这样做可能需要审核和配套的制度。

如果有规章制度的话,就要遵守。如上面例子里提到的,让(可以避免的)错误毁坏我们成果简直是太容易了。