系统需要加强(1)

系统是由各相互依赖的要素构成的网络,这些要素共同发挥作用去实现系统的目标。一个系统必须有目标,如果没有目标就没有系统。

——W.爱德华·戴明(1900—1993年)虽然风景企业处理各种信息的方式是多种多样的,但是这与别的企业、组织或者企业家做的并无二致。所以我不特意探讨风景企业的系统。然而,企业发展到这样一个阶段,关于其所使用系统的一些讨论确实会对企业有所帮助。系统不能创造企业,但是,有时候它对于信息的无止境的需求却会压垮一个企业。

关键成功因素(CSFs)

要度过风景阶段,需要集中注意在企业的关键成功因素(CSFs)上。就像其名字一样,关键成功因素指的是那些决定企业生死的因素。作为企业家,你应该知道对于你的企业来讲,这些因素都是什么。对这些因素的监测就应该是企业系统的重点。但是,体系终究还是跟人有关系的,你和你的员工对于所选择的系统可能用之有法,也可能滥用无度。没有不好的系统,只有“没有用好”或者“不适合目标”的系统。

又是“预算”

我所认识的大多数企业家都有预算,或者想要有(如果他们没有的话)预算。预算让他们确切地感觉到他们对于组织有着正式的控制权。预算通常由财务总监11根据上一年度的数据再考虑一定的通货膨胀率来编制的,很少会去咨询营业部门的意见。12我曾经见识过由风景企业外部的会计师为企业编制的预算。这几乎就像遥控一样,风景企业的预算倾向于一头重一头轻,重的一头是经费开支,轻的一头则是一些困难的事情,如销售预测等。通常这些企业还会有大量使人惊讶的费用种类。

现在如果说企业家对于会计和会计系统没什么兴趣,可能已经不那么令人吃惊了。毕竟,这些历史已经无法激起人的好奇心了,因为人的好奇心都留给了当前和未来。因此,在多数情况下,你一般会把设计会计表格的任务留给财务总监,但是也有一定要求,那就是“我需要知道所有重要的事情”。财务总监需要提纲挈领、把握要点向你汇报,受这种方式所累,再加上在购买中小企业的会计套装软件时,被卖方关于软件潜力的言论所蒙骗,他会利用会计软件的所有性能从三个,有时甚至是四个或者更多方面来记录和查看费用,从上到下,从左到右,对不同类型的费用组合,从所有方面查看然后完成报告。不幸的是,问题终会被发现,所有的种类都需要通过某种编码系统来填充数据,但是报告过于庞大,这时发现问题已经太晚了。更不幸的是,除了会计人员,没有人有这个时间和意愿来为所有这些发票和费用重新编码。所以,编码工作最后只是由一些初级财务工作人员来做,他们只是偶尔瞥一眼原始的费用单据,所以做得并不仔细,以至于损害了数据的真实性和准确性。