系统需要加强(6)

体系的金科玉律

前面所引用的例子使我们认识到需要加强什么以及为什么要加强。体系需要支撑你的业务模块而不能束缚它们。关于预算的例子是一个典型的事例。如果过多地注重无关紧要的细节,那么管理工具就会变成一种障碍。一个简单的现金流体系就已经非常有效了,但是把它变成一些庞大的电子表格,它就成了需要定期更新维护的事情。试着将80/20原则应用到你的体系中。将注意力放在关键成功因子上,尤其是在困难时期,更要密切注意这些关键因子。通常你也不需要一个精密的系统来告诉你这些因子出现了异常,超出了常规。如果当时信息充分或者是半自动化的,那么不要在风景时期启动系统升级,要先沿用从前的信息。一个体系,无论是否是自动化的,都不仅是用来传递“货物”的,不会因为新软件的引入而得到加强。找出现有体系的问题所在,然后修正、改良或者放弃它。例如,再多精密的软件也不能使你的债务人按时还钱。有你的支持,一位尽责的信贷控制办事员就能在现金流上取得惊人的成就。如果你没有对库存人员灌输过对所有存货配置存货号码的规律性,或者库存人员因为在实际交易中操作这一系统太多复杂和太费时而在当天结束之后才运用该系统的话,那么即使是一个新的精密的存货控制体系也不能正常工作。与此类似,如果你的销售人员把所有要求填入的部分都填满了,但是却没有持续地计分,那么你最好看看到底是什么地方出了问题。有可能真正的原因并没有被记录下来,但如果你坦白地问他们,他们可能会告诉你。因此,要记住在风景企业中,最重要的是“人的体系”而不是“体系的体系”。

允许太复杂的预算。

发展单行方式的销售预测。

收集到期未付的账款时排除销售人员。

将供养和操作体系变成一项繁杂的事情,而不是一项一体化的任务。

把质量、健康与安全项目单纯地作为纸上文件。

允许在人事档案中缺失具体的材料。

聘请大量顾问。

集中精力在你的体系中的CSFs(关键成功因素)上。

在计算机化之前先校准。

记住:体系与维护它的人一样好。

让体系对你起到支持作用而不是压制作用。

挖掘真相。好的体系不会说谎,但是也未必会说实话。