它会不会发生在你身上?
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客户和销售:到底谁需要他们?
在为一家有着7个子公司的跨国制造企业制订年度计划的时候,我遇到了一个突出的“抓住细节来击其要害”,但是“不要理会困难的事情”的现象。因为它的一家子公司在过去的一段时间内一直赔钱,于是我便开始担任这家子公司的管理总监(MD)。
所谓的年度计划实际上只是预算而已。预算一开始的内容是每个月有多少个工作日,然后是据此衍生出的理论上的生产时间,再是生产时间的预测以及考虑损耗率和故障时间之后的月生产量。据此,可以得出一个简单的数字,那就是为了使各生产线保持稳定运
续转,同时使库存量维持在一个合理的水平,达到需要的销售目标。产品价格的决定也与此相似,是由目标利润所决定的。
所有的这些数据都包含在一张华丽的电子表格中。在这张电子表格(即使是一名初级人员做的)里面所有链接的字段、公式、条件语句以及次级表格都能将想象力延伸到超乎微软电子表格设计者的想象。它实在是太庞大了!只有少数几个人能够读懂这个“庞然大物”,而企业家却不在这少数人当中。
当我第一次面对这一伟大的杰作时,我问了企业家关于销售预测的有关问题,他回答说:“销售从来都不是问题。我们一直在努力卖出所生产的产品。”我想不管怎样,在第一次会议中,最好还是不要提醒他销售和价格才是一直以来亏损的主要原因。
由这种过于庞大的会计系统所生成的报告会慢慢透漏一些细节问题,但是却缺乏准确性。没有人会真正认真去看这样的报告,企业家就更不会着了,因为他们会在无数的细节中迷失。如果他们提出一个问题,也只能从会计人员那里得到一个令人非常不满意的答案。
运营部门的人员很少有机会接触到这一系统。他们可能会拿到月度报告,但是这对于他们来说没有任何意义,报告总是会指出让他们感到“内疚”的地方——他们产生的费用!于是他们便声称不知,结果最后企业家觉得“看来好像没人知道他们在说些什么”。当然,内部财务报告,也就是正式的会计信息,与风景企业的银行账户之间没有直接的联系,所以很多像你这样的人便不再考虑以上这整个的活动,因为你们都会觉得这是在浪费时间。这样想并不离谱。
我所认识的多数企业家都有惊人的记忆力,他们都能“在线”记住重要的信息,也就是记在自己的大脑中。由于监督管理的问题通常不体现在预算编制内,所以他们对于解释为什么实际情况偏离了预测全无热情和兴趣。然而,每年都会有新的预算,每个月都会打印出来一批新东西,例如,月度费用和预算,年初到现在的情况,等等,这些信息都会被收集起来,分发下去。
销售预测
费用的控制和报告相对来说比较简单明了,所以对于看报告的人来说,销售数据的偏差也就不足为奇了。由于销售预测通常没有有力的基础数据支撑,所以结果并不令人惊讶。
这种“实际与预算相比”的情况比人们在风景企业中遇到的管理信息不全的情况要更常见。尤其是涉及销售的时候,就会发现数字背后的问题:为什么会产生某些趋势,为什么你没有实现1/5的转换率(订单转为报价),为什么你没有拿到最后那份合同,或者为什么竞争对手抢走了你的客户。你可能以为在那么低的价格基础上你不可能有竞争力,因为你明白“成本的限制”。但真的是这样吗?再看看这些问题,试一下逆向营销,仔细检查你的生产过程,等等,做一些诸如此类的工作。
虚假的现金流
通常,债务人和债权人的统制账户都维持在一个良好的状态。这也是因为审计员13对此比对那些各种各样的费用预算的细节更感兴趣的原因所在。在这里又有一个麻烦的现象出现了,我通常称之为“好人综合征”。为什么这么说?因为就我所了解的情况来看,非常多的企业家对于他们已经提供的服务或者已经交付的产品都很难开口要账。一些顾客甚至设了一份支付清单,这样就会使企业家对于要账一事感到内疚。为什么这些顾客愿意一直与正备受争议的风景企业维持关系呢?原因很简单,就是他们到哪里也找不到对自己这么有利的支付条件。