Getting Things Done
David Allen
《尽管去做》
戴维·艾伦 著
托德 评
大多数想要把事情做得井井有条的努力都失败了。即便细心地运用富兰克林柯维计划(FranklinCovey planner)或者个人掌上电脑来加以辅助,任务的优先完成顺序还是会不断地随着组织事件的变化而变化。日程表只是有效地管理了你所从事的大量事务中的一小部分内容,而已为人们所证实的是,每天的工作清单就像戴维·艾伦所描述的那样:“远远不足以应付一个普通专业人士所遭遇到的数目巨大、纷繁复杂的日常事务。”
在《尽管去做》一书中,艾伦指出,心静如水,工作效率才会高。干扰因素很容易分散我们的注意力,拙劣的工作清单则总是迫使大脑应接不暇。《尽管去做》将关注的焦点从一般的时间、信息和任务管理的问题转移到了行动管理的问题。通过对要采取的行动进行确定和管理,任务的优先完成次序就变得清晰了。只要运用某种可靠的方法将这些行动记录下来,就可以将干扰因素赶出大脑,给大脑留出更多的空间来进行重要的思考。
“糟糕的是,当你对这些事情感到无能为力、无可奈何时,你的大脑仍然毫不懈怠地一个劲儿地提醒你。”
艾伦提出了一种“工作流程管理方法”,由五个不同的步骤组成。第一,将值得注意的每件事情(如尚未阅读的电子邮件、堆积如山的杂志、烦琐的后勤事务)都集中起来进行分析处理;第二,对各项行动的优先完成次序做出决定;第三,将行动结果有条理地记录到工作清单、日程表或计划簿上;第四,每周对总体流程进行一次回顾,以对任务进度做一个全面的检查;第五,实施行动(如回复电子邮件、将杂志反馈给出版商、购买日用品)。如艾伦所述,尽管大多数人声称是因为时间不够才造成任务耽搁的,但实际上时间并不是问题;未将需要完成的行动理清才是人们失败的原因。
艾伦的方法模式受到了渴求更高工作效率的人们的欢迎。尽管认真执行所有五个联系密切的步骤最有可能达到完成任务的目的,但采用某些单一的方法或卓越的技术也有很大帮助。例如,艾伦建议用记事本把近期要处理的事项记录下来。最近,我采纳了他的建议,开始使用一个电子记事本(和他推荐的纸质记事本不一样)。现在,我要高兴地告诉大家,一个可靠的方法所带来的简单好处就是帮助我把大脑的一部分存储空间清理干净了。
说《尽管去做》有一批追随者尚属保守的说法。程序设计人员和科技爱好者是采纳该书所述的简单但系统化的方法来消除大脑干扰因素的早期追随者。他们利用最高效的软件来进行测试和试验,常常通过编写自己的代码来创造出能够最好地满足他们的独特需要的解决方案。有几十种卓越的应用软件已经上市,同时一些行业旗舰软件的集成软件也应运而生,如Microsoft Outlook。《尽管去做》的新一代追随者们可以简单地通过谷歌(Google)搜索出有助于他们实施组织变革的论坛、博客和卖主信息。
台上一分钟,台下十年功。为了使表演的每一个细节都臻于完美,优秀的运动员们往往需要花费许多年的时间来训练。艾伦在《尽管去做》中推崇了这种循序渐进、坚持不懈的精神。过于松弛或紧张的精神状态都会削弱我们的工作能力。只要按部就班、集中精力地实施行动,商业人士就能像运动员一样通过保持清醒的头脑和向前的冲劲而取得成功。
& 图书信息:Getting Things Done: The Art of Stress-Free Productivity, Penguin Books, 2001, ISBN 9780142000281。中文版由中信出版社出版。
Ü 相关链接:个人的效能,《高效能人士的七个习惯》;早期如何取得成功,《最初的90天》;组织的效率,《执行》。
Ready for Anything by David Allen;Mind Hacks by Tom Stafford and Matt Webb;Lifehacker by Gina Trapani。
《杰克·科弗特图书精选》简介
《杰克·科弗特图书精选》的图书评论原型来源于我在20世纪80年代末期每周发表一次的“新书清单”(New Acquisitions List)。每周六,我都将该周新出版的图书的名字及从其扉页上摘下来的几十个文字用打字机打出来。然后,再将清单邮寄给我的客户们——主要是一些公司的图书管理员和少数商业图书阅读爱好者。这些清单一度填补了新书信息领域的空白,直到1995年亚马逊公司开始以一种使读者更容易获取信息的方式对一些具体的图书种类(如商业图书)进行评论。我的客户对象从此发生了变化。由于通过互联网更容易获取新的信息,公司的采购方式也随之发生了巨大的变化。
在新千年来临之际,我的导师——哈利·W·斯沃兹书店(800-CEO- READ的母公司)的所有者戴维·斯沃兹(David Schwartz)——建议我们将“新书清单”改为每月发表一次的新书推荐评论,并且用我们自己的语言来进行评论,而不是直接摘取书中的文字。我们继续向客户介绍好书,向他们推荐不同于互联网上推荐的书。《杰克·科弗特图书精选》就是我们将自己的公司塑造为优秀商业图书鉴定者所走的第一步棋。这些评论成了我们向商业图书阅读爱好者们提供更广泛的图书信息产品的里程碑。
这些年来,我们已经对350多本好书进行了评论。本书推荐的书中就有18本上榜过《杰克·科弗特图书精选》,它们分别是:《创业的艺术》、《从核心扩张》、《追逐日光》、《德鲁克管理思想精要》、《执行》、《团队的五种机能障碍》、《从优秀到卓越》、《如何成为造雨人》、《现在,发现你的优势》、《改变毛粪石的轨道》、《合伙人章程》、《直觉的力量》、《紫牛》、《引爆点》、《这辈子,你想做什么?》、《CEO说》、《谁说大象不能跳舞?》。
——杰克·科弗特